La transición de los espacios físicos de trabajo a los entornos digitales es una realidad que vivimos en las empresas con la vuelta a la famosa normalidad. En este entorno sigue siendo un reto para las empresas el incorporar procesos de digitalización a su cultura empresarial y herramientas de trabajo colaborativo como un elemento fundamental para estos nuevos entornos de trabajo.

Gran parte de la actividad que desarrollamos y la manera de comunicarnos se está desempeñando en el entorno online, por ello y entre otras funciones, en este entorno remoto y digital, la incorporación de personal a las compañías es un punto crítico para las empresas, desde el onboarding como el desarrollo de competencias, el seguimiento y la gestión del talento.

Poniendo foco en el onboarding

Cuando hablamos de onboarding, hablamos del proceso de acogida de los nuevos trabajadores con el fin de que tengan una adecuada integración en la empresa. Es importante que los empleados tengan una buena imagen de la empresa, que tengan toda la información posible acerca de su nuevo puesto y, muy importante, que se sientan acogidos y bien recibidos, ya que una mala experiencia al iniciar un trabajo condiciona la imagen de la empresa y su motivación.

Se trata de acompañar al nuevo empleado en sus inicios y hacer un seguimiento. Algunos de los beneficios de estás iniciativas son:

• Mejorar la imagen de marca: Cuando una empresa se preocupa por sus nuevos empleados hace que estos tengan una imagen positiva, tanto interna como externamente. Por ejemplo, un nuevo empleado que recibe una buena acogida puede difundir estás actividades en redes sociales como LinkedIn que ayudan a potenciar una imagen positiva de cara al exterior, se está potenciando el employer branding, muy importante para diferenciarse de la competencia.
• Ahorro en costes: cuando los trabajadores se marchan en los primeros meses supone un coste económico porque se tienen que volver a soportar los gastos de selección de personal y todas las horas invertidas por el equipo en la formación de los estos empleados que abandona.
• Retención del talento: supone que los empleados tengan más fidelidad a la empresa porque entienden que la compañía está invirtiendo en ellos y en su desarrollo.
• Aumento de la productividad: cuando realizamos un buen onboarding, los nuevos empleados van a conocer más rápidamente la empresa, sus funciones u objetivos, estarán operativos antes y por tanto, productivos en menor tiempo.

Una vez que la empresa tiene claro que se deben establecer los procesos de onboarding y seguimiento de los nuevos empleados y al trabajar en entornos remotos, la mejor manera de realizar un proceso de acogida de los empleados es digitalizar el proceso.

Digitalización del onboarding

La digitalización del onboarding va a suponer un ahorro en tareas administrativas ya que toda la información estará en un mismo entorno, con lo que se disminuyen los riesgos de olvidos de envió de materiales o documentación. El trabajador se va a integrar a su ritmo, siempre tendrá un mentor que le acompañe en su incorporación, pero podrá disponer de toda la documentación necesaria en el mismo entorno, en el que se podrá realizar un seguimiento fácil de los avances durante las primeras semanas o meses.

Los objetivos de todo proceso de onboarding son:

1. Informar las políticas internas de la empresa: es importante que los trabajadores conozcan todas las normas relacionadas con su puesto de trabajo, los entornos a los que deben acceder, los programas y softwares necesarios para su trabajo o saber cómo acceder al manual del empleado, por ejemplo.
2. Tener claros los objetivos de su trabajo o proyecto para que todos estén alineados. Es fundamental que el nuevo trabajador tenga información de cuáles son los valores, objetivos, misión y visión de la empresa.
3. Conocer las funciones de su puesto, en la que se detallan cuáles son las tareas, herramientas y métodos de trabajo para un correcto desarrollo de su labor.
4. Conocer el equipo y los compañeros: les sirve para identificar su posición dentro de la compañía, así como la de sus compañeros.

Algunas de las estrategias de onboarding se basan en unos puntos clave: 

• Crear un onboarding roadmap claro y transparente.
• Comunicar con coherencia y favorecer la conexión emocional.
• Introducir reuniones 1:1, check-ins y feedback a 360 grados.
• Entregar todos los documentos y recursos necesarios para que los empleados puedan realizar su trabajo con éxito.
• Facilitar las conexiones enriquecedoras.

Nuestra propuesta como expertos

En DEXS, trabajamos realizando procesos de digitalización de onboarding y nos hemos dado cuenta de que es importante el desarrollo de las competencias en remoto y las experiencias de e-learning que dan solución a esas necesidades ayudando a acelerar el proceso de incorporación a los equipos. Para ello:

• Damos cobertura al proceso de onboarding mediante formación, creando un onboarding roadmap claro y transparente.
• Mantenemos a los equipos alineados, comunicando y favoreciendo la conexión emocional.
• Damos soporte a la formación continua de los equipos/empleados, utilizando el LMS como herramienta de aprendizaje y seguimiento del avance de los empleados.
• Entregamos todos los documentos y recursos necesarios para que los empleados puedan realizar su trabajo con éxito.
• Introducimos reuniones 1:1, check-ins y feedback a 360 grados.
• Facilitamos las conexiones enriquecedoras.
• Mejorando de forma continua de los proyectos mediante la innovación y gestión del conocimiento.

Los beneficios de la digitalización de los procesos de onboarding son palpables, reduciendo considerablemente el tiempo en el que un trabajador está operativo, en ocasiones pueden llegar a ser productivos en una semana.

Nuestra SpeedUp Academy está en marcha aplicando estos procesos en varios proyectos y equipos con unos excelentes resultados.