Seguramente has oído hablar de los planes de comunicación y de su papel dentro de una empresa o incluso de un proyecto de la propia empresa. Por eso, te vamos a contar cuál su importancia y los diferentes canales a través de los cuales puedes ponerlos en marcha.

¿Qué es un plan de comunicación?

El plan de comunicación es el medio que va a recoger la comunicación que tiene lugar en una empresa y que establecerá los objetivos y estrategias de la organización que todos los empleados deben conocer para saber lo que se espera de ellos y puedan colaborar en la consecución tanto de las metas comunes de la empresa como de sus propios objetivos personales.

El objetivo principal de los planes de comunicación es mejorar los resultados de la organización haciendo partícipes a todos los trabajadores, de tal manera que estos se sientan implicados e involucrados en esta misión, adquiriendo el sentimiento de pertenencia a la organización y aumentando la eficiencia, productividad y rentabilidad.

Además de este, otros de los objetivos de un plan de comunicación son los siguientes:

• Fomentar la cultura corporativa al transmitir la misión y los valores de la empresa a todos los empleados.
• Tener equipos más colaborativos y cohesionados, lo que supone una mejora del clima laboral.
• Reconocer los logros de los trabajadores, aumentando su motivación y compromiso.
• Retener el talento dentro de la organización.
• Evitar que los empleados se sientan desinformados y que hagan caso a rumores que puedan perjudicar la actividad de la empresa.

Como puedes ver, los objetivos de los planes de comunicación son muy variados y sobre todo tienen mucho peso dentro de la organización si queremos que nuestros empleados y equipos sientan que efectivamente tienen un papel fundamental en el éxito de su empresa. Por ello, una vez definidos estos objetivos, ¿cuáles son los canales adecuados para que un plan de comunicación alcance el éxito deseado?

Cuando queremos transmitir cierta información, es imprescindible que esta se pueda contar a través de varios canales de información y que todos ellos sean efectivos. De nada sirve tener muchos canales si nuestros empleados no les prestan la atención debida o si no los tenemos actualizados.

Existen diversas opciones para mantener a nuestros equipos informados, desde comunicados de empresa hasta encuestas laborales, un chat interno o incluso un portal del empleado. Vamos a verlos a continuación:

• Portal del empleado: se trata de un medio para que los empleados tengan a su disposición toda la información y comunicaciones que la compañía pone a su disposición y que puede ir acompañada de avisos o notificaciones automatizadas para asegurarse de que la información le llega a todo el mundo.
• Newsletters: qué mejor manera de llegar a nuestros empleados que una newsletter periódica en donde se les informe de todo lo que está pasando dentro de la compañía o de un proyecto específico en el que estén trabajando. Aprovecha el correo de la empresa para hacerles llegar esta información.
• Encuestas: pueden ser encuestas de satisfacción, para comprobar cómo están las personas del equipo dentro de un proyecto determinado o de la propia empresa (dar la opción de que la encuesta sea anónima facilita en muchas ocasiones que se puedan expresar más claramente) y permitirles dar a conocer sus opiniones o propuestas sobre temas determinados. También es posible hacer encuestas de evaluación de desempeño para poder medir su evolución y rendimiento.
• Mensajería interna: aprovechando los servicios de comunicación de los que dispone la compañía se pueden utilizar los chats internos para comunicarnos directamente con nuestros empleados e incluso hacer grupos por proyectos que faciliten la comunicación en estos.
• Reuniones de equipo: es fundamental planificar los objetivos de estas reuniones y quiénes deben estar presentes. Son muy útiles para comprender posibles problemas o dificultades en las que se encuentren nuestros equipos y tratar de buscar soluciones. La comunicación debe fluir y es una oportunidad para cohesionar a todos los integrantes. ¡Muy importante! Debemos procurar que las reuniones no se alarguen en exceso.
• Reuniones de seguimiento: son fundamentales para conocer el estado de cada uno de los miembros de un equipo, sus problemas, sus éxitos, sus miedos o simplemente su estado en ese momento. Puedes generar un espacio de confianza con esa persona en el que comprobar periódicamente su evolución.

En definitiva, los planes de comunicación interna son una herramienta fundamental para el éxito de cualquier organización. Facilitan la transmisión efectiva de información, fomentan la cohesión, mejoran la cultura organizacional y contribuyen al logro de los objetivos estratégicos. Puedes ver un pequeño resumen de todo lo visto en el blog a través de la siguiente infografía.

En DEXS sabemos de la importancia de una comunicación interna efectiva, como pilar esencial en el crecimiento de una empresa, y ponemos especial foco en ella dentro de los proyectos en los que participamos. Si quieres conocer más acerca de lo que hacemos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.