En los proyectos digitales siempre se planifica con precisión el desarrollo, la integración, los plazos, los hitos y el presupuesto, sin embargo, casi siempre queda en el olvido algo imprescindible: la capacitación o transferencia de conocimientos.

Cuando implementamos nuevas herramientas, entornos o procesos, alguien ha de explicarlo, esa persona suele tener un rol de técnico especialista en desarrollo, consultoría o arquitectura, entre otros, y acaban asumiendo un rol de formación a usuarios, equipos o clientes.

En estos casos, la dificultad no está en que no hagan la formación, sino en que muchas veces lo hacen sin acompañamiento pedagógico.

Cuando saber mucho no significa saber enseñar:

Las personas con rol técnico dominan el sistema, conocen sus lógicas, interacciones y excepciones, lo que no implica que sepan cómo enseñarlo, pues enseñar no es meramente explicar cómo funciona algo, sino ayudar a otras personas a usar herramientas con seguridad y criterio, adelantándose a aspectos como: nivel de especialización o experiencia, rol que desempeña, capacidad de aprendizaje, dudas o dificultades que puedan surgir, entornos de prueba o testeo, métodos de enseñanza efectivos, etcétera.

Cuando no existe un enfoque pedagógico detrás, suelen aparecer patrones muy comunes en las formaciones:

• Se centran en funcionalidades en lugar de en tareas reales
• Exceso de tecnicismos
• Sesiones largas, densas y difíciles de seguir
• Poca conexión con el contexto del usuario final
• Materiales improvisados o enfocados a perfiles técnicos y no de gestión o usuarios generales

Lo cierto es que no es un problema de capacidad de la persona formadora, sino del enfoque. Esto es así ya que la persona experta explica el sistema, mientras que el enfoque pedagógico persigue enseñar los procesos de trabajo.

El impacto silencioso de una formación sin pedagogía

Cuando este rol no se acompaña adecuadamente, las consecuencias aparecen rápido, entre ellas destacamos:

• Baja adopción de herramientas
• Usuarios inseguros que evitan usar el entorno
• Aumento de incidencias
• Dependencia constante del equipo técnico
• Conocimiento que se pierde cuando el proyecto termina

Es por esto que debemos pensar que la formación no es una fase final del proyecto, sino una condición para que éste tenga éxito. La tecnología puede estar perfectamente implementada, pero si las personas no saben integrarla en su día a día, la transformación digital se queda en la superficie.

Traducir conocimiento técnico en aprendizaje real

El acompañamiento pedagógico es fundamental. No se trata de transformar perfiles técnicos en formadores profesionales, sino de ayudar a crear estructura y enfocar conocimientos para generar impacto.

En este sentido, debemos ayudar a diseñar desde las tareas y no desde el sistema, es decir, en lugar de explicar todas las funcionalidades de una herramienta o entorno identificar qué decisiones debe tomar el usuario o administrador, qué errores son críticos y qué procesos va a ejecutar la persona con más frecuencia.

También es importante trabajar con diversos niveles de profundidad, pues no todas las personas precisan el mismo grado de detalle, sino que podemos estructurar en nivel básico (uso operativo), intermedio (criterio y excepciones) y avanzado (para configuración o análisis).

Es imprescindible convertir las explicaciones en escenarios o casos prácticos. Las simulaciones ayudan a conectar la herramienta con el contexto de trabajo y afianza los conocimientos.

Por último, debemos ayudar a estructurar la información y el método de enseñanza (webinars, presentaciones, cuestionarios, simulaciones…), de tal forma que capturemos el conocimiento sin exigir más carga de trabajo del necesario.

Cómo acompañar a roles técnicos

El mayor temor en proyectos digitales es “robar tiempo” al equipo técnico, sin embargo, acompañar no significa añadir más reuniones, sino que implica facilitar procesos. Esto podemos hacerlo a través de plantillas para estructurar contenido, establecimiento de marcos claros de contenidos y prioridades, apoyo en el diseño instruccional (transformar la información técnica en experiencias de aprendizaje), y acordar formatos adaptados al flujo de trabajo (microlearning, guías prácticas, simulaciones, tutoriales).

Cuando estructuramos el conocimiento, reducimos dudas, incidencias e improvisaciones, por lo que la inversión en acompañamiento reduce la fricción operativa a medio plazo.

Perfiles técnicos como aliados del aprendizaje

Sabemos que, en proyectos digitales, el conocimiento técnico es uno de los activos más valiosos, pero este conocimiento por sí solo no garantiza adaptación ni cambio real.

La capacitación no debe ser un añadido al final de un proyecto, sino que debe formar parte de la planificación desde el principio, pues cuando diseño instruccional y tecnología trabajan de forma coordinada, la adaptación es más rápida, la curva de aprendizaje se reduce, la experiencia usuaria mejora y el impacto en el flujo de trabajo es menor.

En definitiva, la transformación digital no ocurre cuando se implementa una herramienta o entorno, sino cuando las personas la integran con seguridad y eficiencia en su trabajo diario, por ello, el rol técnico ha de ir de la mano con el rol pedagógico.