Planificación y niveles de información formativa

Cuando miramos a los resultados de una acción formativa en primera instancia, es necesario describir, o más bien definir y explicitar el impacto que queremos tener con nuestra formación. En general, el impacto, el cambio que queremos conseguir, es lo que nos hará de guía en todo el proceso. Por eso es muy importante entender que, si el impacto es nuestro punto de partida, desde allí hay muchas cosas que podemos examinar en nuestro análisis. 

Planificación y niveles de información formativa

En este marco, no es raro tener la sensación de trabajar con algunas limitaciones, tecnológicas o a nivel de fuente de datos, especialmente a la hora de elaborar los números. Por eso, en los últimos años, las organizaciones han puesto muchísimo interés en mejorar le definición de los objetivos formativos y los informes relacionado con estas mismas acciones. Hay empresas que han conseguido crear sistemas muy complejos y precisos para planificar, desarrollar y medir los resultados de cada actividad sea cual sea su duración, formato, nivel de complejidad o audiencia de referencia. 

En general se está teniendo en cuenta que los objetivos se pueden enfocar desde varios puntos de vista. Podemos hablar concretamente de tres niveles de información que se pueden recoger, elaborar y examinar, y por eso es importante entender que nos puede aportar cada nivel. 

Primer Nivel: Eficiencia Operativa

El primer nivel se puede llamar eficiencia operativa que, básicamente, lo que nos dice es como se está trabajando y qué se está desarrollando en el departamento de Formación y cómo están funcionando estas actividades. 

Las típicas preguntas que nos hacemos en este contexto son:

• ¿Cuál son las temáticas principales de los planes formativos?
• ¿Cuántas horas de formación estamos impartiendo y a quien estamos involucrando?
• ¿Cómo se está consumiendo la formación?
• ¿Cuál es la utilización de nuestros recursos de formación?
• ¿Cuál es la calidad de nuestra formación? ¿Hacemos buenos contenidos? ¿Cómo interactúan los alumnos con él?

Indicadores clave de desempeño o KPIs típicos suelen ser: 

• Datos de los usuarios (número de usuarios y composición)
• Planos formativos (número de currículo, cursos, certificaciones)
• Índice de participación / compromiso
• Progreso
• Tasa de finalización
• Tiempo dedicado en la formación 
• Recursos más utilizados / visto
• Encuestas de satisfacción

Este primer nivel de informaciones ya nos da una base de conocimiento para empezar a entender nuestro impacto y es aquí donde muchas organizaciones se limitan y empiezan a tener problemas.  

Para tener una visión más amplia, necesitamos ir más allá de la simple eficiencia operativa. 

Segundo Nivel: Eficiencia de Aprendizaje

El segundo punto importante, es la eficacia de aprendizaje, que se define como la extensión del aprendizaje incremental de cada persona. Analizar la eficacia de aprendizaje significa entender en qué medida esta formación da lugar a un conocimiento incremental o a que las personas utilicen lo que aprenden para hacer cosas de formas nuevas y diferentes una vez realizada la formación. 

Las típicas preguntas que nos hacemos en este contexto son:

• ¿Las personas que han asistido a las sesiones formativas han aprendido algo de valor?
• ¿La formación ha introducido nuevos conceptos y creado nuevas competencias?
• ¿Cada cuánto tiempo es necesario repetir la acción formativa?
• ¿Hay individuos más involucrados que otros en las actividades?

 Indicadores claves de desempeño/ KPIs típicos para medir la eficacia de aprendizaje son:

• Índice de satisfacción de los alumnos
• Valoración de las competencias PRE y POST
• Ranking de los individuos más involucrados
• Retención del aprendizaje (valoración con test ad hoc) 
  

Tercer Nivel: Rendimiento y Resultados Comerciales

En tercer lugar, podemos considerar lo relacionado con el rendimiento y los resultados comerciales. Cuando se mira a este nivel de detalle, lo que nos interesa entender es cómo el aprendizaje y el uso de la formación, tiene un impacto en los resultados comerciales y hacen que el rendimiento mejore.

Las típicas preguntas en este contexto son:

• ¿Lo que ha sido objecto de la formación, se refleja en el trabajo? ¿Las personas actúan de forma diferente?
• ¿Aumentó el rendimiento en el trabajo como consecuencia de la formación?
• ¿Las actividades formativas, contribuyeron a generar los resultados empresariales deseados?

 Indicadores claves de desempeño/ KPIs típicos para medir las performances y resultados comerciales son: 

• Diferencia entre las métricas de rendimiento, antes y después de la formación
• Tiempo de maestría (Time to Proficiency) / Número y calidad de las tareas realizadas
• Métricas de satisfacción del cliente
• Compromiso de los empleados

Según cómo se haya planificado e impartido la formación, hay más o menos posibilidades de tener acceso a datos puntuales y coherentes. Todos los sistemas de gestión del aprendizaje (Learning Management Systems – LMS) ofrecen la posibilidad de crear informes a medida que ayudan a cubrir de forma muy sencilla y estándar el primer nivel del que hemos hablado: la eficiencia operativa. 

Para llegar al segundo nivel y medir la eficacia de aprendizaje realizado, es necesario hacer un poco de trabajo previo. A la hora de diseñar y crear el contenido formativo, es necesario definir las modalidades y crear también los instrumentos (cuestionarios, encuestas, valoraciones puntuales de las competencias) que luego nos ayudarán en nuestro análisis. Algunas Learning Experience Platform (LXP) o sistemas de gestión del desempeño nos pueden ayudar en este sentido, facilitando la creación de estos elementos adicionales, y a conectarlo con nuestra formación. Por ejemplo, creando una relación entre las competencias, los planes formativos y las valoraciones por parte de los gerentes y compañeros de trabajo. 

El tercer nivel es el más complejo ya que su estudio necesita múltiples fuentes de datos de aprendizaje: datos de la plataforma de aprendizaje LMS o LXP, datos procedentes de encuestas y valoraciones puntuales y datos de ventas y rendimiento, procedentes de sistemas de Customer Relationship Management – CRM. Para alcanzar este nivel, será necesario disponer de una agregación de datos realizada con xAPI para conectar los distintos sistemas/plataformas. 

Estos tres niveles juntos nos pueden dan una idea puntual y clara del impacto que nuestras actividades tienen en la organización. Aunque pueda ser suficiente quedarse en solo uno de estos tres niveles, obviar los otros dos nos quita la posibilidad de entender plenamente cuál es la fuerza del cambio que estamos realizando y si son necesarias otras acciones para facilitar este proceso.  

Lo que está claro es que el tema de la tecnología y de los sistemas/plataformas que nos ofrecen los datos para nuestros análisis es importante y facilita mucho el trabajo, pero no tiene que ser percibido como un game-stopper si no está completamente desarrollado a la hora de empezar a trabajar en la formación. Lo que sí es importante es tener una visión clara de donde se quiere llegar con los datos y empezar a valorar este trabajo analítico para la formación profesional.