Claves para una correcta gestión de reuniones

por Abr 25, 2022Blog

Vivimos en un mundo cada vez más híbrido en el que las fronteras de todo se difuminan para bien y para mal. En el ámbito de las reuniones, la modalidad online o híbrida son una realidad incontestable y lo cierto es que una adaptación correcta al medio es fundamental para asegurarnos de que son reuniones igual o más productivas que antes.

Reunión Online Vs Videollamada

Primeramente, diferenciemos entre reunión online y videollamada. En la videollamada todo ocurre de manera más casual, se fomenta el brainstorming y el aquí y ahora, ha surgido algún asunto y debemos abordarlo pronto.

La reunión es algo planeado y tiene definidos ciertos elementos como su objetivo, duración, participantes, etc. El hecho de que ambas cosas sucedan en el mismo entorno digital o herramienta (ya sea Microsoft Teams, Zoom, Skype o cualquier otra) no implica que sean lo mismo.

Cuando todos estábamos en la oficina antes de la era 100% digital y surgía un problema y nos acercábamos varios compañeros a la mesa de nuestra responsable, por ejemplo, a debatir durante unos minutos algún asunto del día, no lo llamábamos “reunión”, ya que no había sido planeado, calendarizado ni estandarizado en cuanto a metas a conseguir. Pues en la vida digital debemos mantener esa distinción.

Prepárate para tu reunión

Sigamos con la comparativa: antes de la era digital no se te ocurría presentarte a una reunión de resultados financieros, por ejemplo, sin llevar una copia del rendimiento de tu departamento impresa, no les pedías a tus compañeros que te esperasen 3 minutos mientras ibas a tu escritorio, buscabas en los cajones, te dabas cuenta de que no encontrabas la copia, la volvías a mandar a la impresora, la recogías y la traías finalmente a la sala de reuniones.

¿Entonces por qué ahora deberíamos mantener a los participantes de nuestra reunión online esperando 2 minutos mientras buscamos en nuestras carpetas y abrimos el archivo?

Por supuesto, ponemos excusas del tipo “me va lento el pc hoy, no sé por qué…” o “parece que tarda en abrir el programa, será porque estoy compartiendo pantalla…”. Bueno, lo cierto es que tenías que haber abierto los documentos y programas con anterioridad y tenerlos preparado porque el tiempo online es el mismo que el tiempo en persona, y si no los tienes claros, pregunta al organizador de la reunión para que aclare exactamente qué será necesario.

Dinámica de la reunión: el factor humano

Una vez la reunión comienza, es importante recordar varias cosas:

  • quién presentará y guiará los distintos temas a tratar
  • qué orden tendrán los temas y a ser posible cuánto tiempo se le piensa dedicar
  • qué objetivos esperamos conseguir: resolver cierta problemática, evaluar el progreso de cierto proyecto…

Ok, hasta aquí todo entra dentro de la lógica pero, al mismo tiempo, todo suena un poco robótico; una vez sentadas las bases de la reunión debemos aportar el enfoque humano.

Empecemos por aprovechar la tecnología a nuestro favor: usemos todos las cámaras y micros para que nos sintamos en un entorno acogedor. “Perdón, no tengo la cámara/micro hoy porque hay un poco de jaleo aquí” … ¿Te suena esa frase? Bueno, pues el 90% de los casos no me vale: la mayoría de las herramientas de videollamadas son muy buenas en Inteligencia Artificial y difuminan tu fondo de cámara de manera que tu privacidad quede protegida, e igual pasa con la supresión de ruidos: si usas auriculares, la enorme mayoría de ellos harán un trabajo excelente en cancelar el ruido ambiente de manera que tu entorno de trabajo no moleste al resto de participantes de la reunión. Tómate un par de minutos en mirar las opciones de tu programa para videollamadas y activa el difuminado de cámara y la supresión de ruidos.

Otro factor humano a tener en cuenta en la sensación de grupo. Cuando estemos presentando información, por supuesto, debemos compartir pantalla, pero cuando no estemos debatiendo aspectos de la presentación debemos dejar de compartir pantalla para que las cámaras de los participantes ocupen el espacio visual y tengamos sensación de intercomunicación. En serio, es solo un clic en “Dejar de compartir” y la dinámica mejora exponencialmente ya que dejas de ver miniaturas para ver a “personas” a un tamaño en el que es más fácil ver los gestos y fomentamos la complicidad y la importancia del lenguaje no verbal.

Añadiendo variedad

Finalmente, un aspecto que no era tan necesario en el ámbito no digital era la variedad de medios, ya que la interacción cara a cara es muy rica en detalles y propiciaba que no hubiese malentendidos relacionados con el tono de voz, postura corporal, etc. Pero en un entorno online, a veces tenemos la sensación de que los participantes han desconectado de nuestro discurso o debate, ya que no vemos su espacio completo.

En otras palabras: todos hemos pensado alguna vez que cierto compañero estaba “jugando al Candy Crush” porque no participaba en nada, y seguramente no fuese verdad (¿o sí…?), pero tuvimos esa sensación.

Para mejorar nuestras reuniones debemos  : compartir recursos, enviar enlaces para chequear al mismo tiempo, usar herramientas de colaboración en directo (Microsoft/Google Forms, Slido, Mural, Microsoft Whiteboard…), cambiar de persona que expone información frecuentemente, etc.

Ya no tienes excusa

En resumen, una reunión online ofrece recursos que pueden mejorar mucho la experiencia de compartir información y debatir y no debemos dejarnos llevar por la apatía de simplemente poner a una persona a hablar durante un rato al mismo tiempo que lee un documento en pantalla compartida y abre al final 5 minutos de dudas y preguntas.

Hagámoslo mejor, hagamos que nuestras reuniones online tengan potencial motivador y realmente sean ese “paso más allá” que aumente nuestra productividad y nos haga pasar un buen rato laboralmente hablando.

 

 

  

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