En los últimos años, las empresas han invertido mucho en plataformas de aprendizaje, LMS y contenido digital. Aun así, muchas veces la formación no logra su objetivo principal: mejorar realmente la productividad, la innovación y el desarrollo profesional continuo. 

La Inteligencia Artificial (IA) está cambiando el panorama. No solo automatiza tareas administrativas en formación, sino que transforma qué, cómo y cuándo se enseña. La cuestión ya no es si integrar la IA, sino cómo hacerlo de manera efectiva y significativa. 

Aprendizaje personalizado para cada persona 

Uno de los desafíos clásicos en la formación corporativa es ofrecer contenido igual para todos, sin tener en cuenta las diferencias entre personas. La IA permite superar esta barrera con soluciones más adaptadas, como, por ejemplo:  

• Sugerencias inteligentes: Al igual que plataformas de video on demand recomienda series, los sistemas con IA pueden ofrecer cursos y recursos según el rol, intereses y desempeño de cada empleado. 

• Rutas de aprendizaje personalizadas: Cada persona puede seguir un camino diferente, con ejercicios o refuerzos según sus necesidades, como si tuviera un entrenador personal. 

Este enfoque ya se está utilizando en sectores como la banca, la tecnología o la industria farmacéutica, con muy buenos resultados: más participación, menos rotación y mejor aplicación de habilidades. 

Aprender mientras se trabaja 

Gracias a la IA, la formación puede ocurrir justo cuando se necesita. A esto se lo conoce como «learning in the workflow» (aprendizaje en el flujo de trabajo). Algunas herramientas como Microsoft Copilot pueden sugerir procedimientos o recursos directamente mientras trabajamos con Excel, Outlook o Teams y los bots conversacionales ayudan a responder dudas frecuentes, proponen contenidos útiles o evalúan conocimientos con quizzes integrados. 

De esta forma, el aprendizaje se convierte en una parte natural del día a día laboral, hacienda que los equipos sean más eficientes. 

La IA también es una aliada para los equipos de L&D, como puede ser:  

• Generación de contenido: herramientas como Copilot Studio o ChatGPT permiten crear materiales, descripciones de cursos o ejercicios en segundos. 

• Análisis predictivo: La IA puede anticipar necesidades de formación según datos de desempeño, clima laboral o cambios en la empresa. 

• Detección de brechas: comparando información de distintos sistemas, la IA puede identificar qué habilidades faltan y cómo abordarlas. 

Esto libera tiempo para que los equipos de formación se enfoquen en lo estratégico: como crear experiencias significativas y alineadas con el negocio. 

Algunas organizaciones líderes ya están integrando IA en su estrategia de aprendizaje. Por ejemplo, Grupo Renault usa un asistente de IA que sugiere contenidos y simula situaciones reales para técnicos de planta, o la empresa Unilever que mapea las habilidades que serán necesarias en un futuro y ofrece formación personalizada para todos los niveles. En el caso de Novartis, ha integrado Copilot en sus flujos de trabajo, permitiendo a sus empleados acceder a micro formaciones mientras trabajan.  

Estos ejemplos demuestran cómo la IA no solo mejora la eficiencia, sino que ayuda a construir culturas de aprendizaje más ágiles y sostenibles. 

Desafíos que no debemos ignorar 

Las ventajas son muchas, pero hay cuestiones importantes que considerar como son:  

• Privacidad: Es esencial proteger los datos personales y cumplir con normativas como el GDPR. 

• Sesgos en los algoritmos: Si los modelos no están bien entrenados, pueden reforzar desigualdades existentes. 

• El rol del formador humano: La IA debe complementar, no reemplazar. Las mejores experiencias combinan tecnología con empatía y cercanía. 

Por eso, es clave que los equipos de formación lideren esta transformación con responsabilidad, ética y foco en las personas. 

Caso de uso: Copilot y la transformación de la industria farmacéutica en EMEA 

En la industria farmacéutica, especialmente en la región EMEA (Europa, Oriente Medio y África), herramientas como Microsoft Copilot están marcando un antes y un después en la forma en la que trabajamos.  

Esta solución de IA, integrada en Microsoft 365, ya está siendo utilizada por compañías como Johnson & Johnson, Novartis, Pharmalex o Laboratorios Rubió para ganar eficiencia, reducir riesgos y tomar mejores decisiones, sin dejar de cumplir con los altos estándares del sector. 

Un entorno exigente que pide precisión 

La industria farmacéutica opera bajo normas estrictas, como las normas de la EMA o los lineamientos GxP. Esto hace que adoptar nuevas tecnologías no siempre sea sencillo. Sin embargo, Copilot ha logrado integrarse de forma segura por dos razones clave: 

• Cumple con la normativa: al formar parte del ecosistema Microsoft, trabaja dentro de entornos certificados bajo ISO 27001 y GDPR. 

• Protege y controla los datos: con soluciones como Microsoft Purview, Defender for Cloud y Entra ID, se asegura la trazabilidad de la información, quién accede a ella y cómo se usa. 

¿Dónde se está usando Copilot? 

• Investigación y desarrollo, donde se está haciendo una revisión rápida de ensayos clínicos, comparando documentos y protocolos o creando informes para organismos reguladores.  

• Operaciones y cumplimiento, en este caso el uso de Copilot ayuda a una localización automática de SOPs y formularios. Una transcripción y resumen de reuniones o para la gestión de incidentes y acciones correctivas. 

• Estrategia comercial, en este aspecto es una herramienta que sirve para analizar la competencia y el mercado, para una redacción inicial de materiales promocionales. 

• Apoyo a la red de ventas con herramientas como Viva Sales y Power Platform. 

¿Por qué Copilot marca la diferencia? 

A diferencia de otras soluciones, Copilot se integra directamente en las herramientas que ya usamos a diario: Outlook, Excel, Teams, Word o PowerPoint. Esto permite empezar a trabajar con IA sin grandes cambios ni formaciones complejas. Además, se puede implementar por fases, probando primero en áreas clave y escalando después. 

Es importante tener en cuenta algunas recomendaciones antes de implementarlo:  

• Formar a los equipos: Aprender a escribir buenos prompts marca la diferencia. 

• Gestionar el cambio: Involucrar desde el principio a los equipos técnicos, legales y regulatorios. 

• Definir usos y límites: Es importante establecer políticas claras para su uso responsable. 

En conclusión, la IA ya está cambiando la manera en que aprendemos en el entorno laboral. Integrarla con propósito no solo mejora resultados, sino también prepara a las organizaciones para el futuro. 

La clave no es hacer todo con IA, sino saber usarla para potenciar lo que mejor sabemos hacer que sea desarrollar talento. 

Copilot ya está ayudando a muchas organizaciones, como por ejemplo el caso de las farmacéuticas, a trabajar de forma más ágil, segura y eficaz. Integrarlo no solo es una apuesta tecnológica, es una decisión estratégica para quienes quieren liderar el futuro del sector. 

En DEXS estamos en continua evolución y estamos ayudando a marcar esa diferencia ayudando a las organizaciones a gestionar el cambio involucrando a todos los equipos desde el principio y formando a los equipos, desde cero para que conozcan cómo puede mejorar la integración de herramientas de IA en su labor diaria y ayudarles a ser más efectivos hasta ayudarles y aconsejarles a escribir buenos promts.  

Escuchamos las necesidades de las organizaciones, puedes consultarnos en  https://www.dexs.es/mas-informacion/ y te ayudamos a elaborar un plan de formación a la medida de tu organización y tus equipos.